Tra le soft skill più richieste in ambito lavorativo, il problem solving occupa sicuramente un posto in primo piano. Chi non ha un talento naturale a risolvere problemi, deve sapere che esistono anche metodi che possono aiutarci a sviluppare questa competenza.
Uno di questi è il Ciclo di Deming PDCA.
Sviluppato negli anni ’50 da William Edwards Deming, il ciclo PDCA è un metodo iterativo che viene utilizzato per il miglioramento dei processi e dei prodotti. Individuato il problema, testiamo su piccola scala le possibili soluzioni. Identificata quella più efficace procediamo all’implementazione definitiva su larga scala.
Vediamo nel dettaglio il ciclo PDCA in 4 fasi:
- Plan > la pianificazione
- Do > l’esecuzione
- Check > test e controllo
- Act > l’azione
PLAN – Pianificazione
Partiamo dall’osservare e analizzare il problema, basandoci su dati significativi e rappresentativi, ovvero numericamente rilevanti e che rappresentano correttamente il problema.
Stabiliamo poi l’obiettivo da raggiungere e relativi KPI.
Passiamo quindi ad individuare tra tutte le possibili cause quelle più probabili, procedendo per ipotesi. In questa fase, è utile utilizzare strumenti come il Diagramma di Pareto 80/20 e il Diagramma di Ishikawa. Immancabile un brainstorming con il team.
Ultimo step di questa fase è individuare e pianificare le azioni da intraprendere per testare le ipotesi.
DO – Esecuzione
Eseguiamo le azioni correttive individuate durante la pianificazione. Le implementazioni vengono fatte attraverso test su piccola scala. In questa fase è importante verificare che le azioni siano state correttamente applicate.
CHECK – Test e controllo
E’ la fase della raccolta e analisi dei dati relativi ai risultati ottenuti. Obiettivi e KPI stabiliti in fase di pianificazione sono stati raggiunti?
No > Chiediamoci perché non ha funzionato. Analizziamo le varie fasi del ciclo che abbiamo svolto, capiamo se sono state eseguite correttamente e nei tempi prefissati. Ripetiamo dall’inizio il ciclo PDCA.
Sì > Chiediamoci “perché ha funzionato”? Era vera l’ipotesi o è vero il risultato?
ACT – Azione
Individuato correttamente il problema e la relativa soluzione, passiamo ad implementare su larga scala ciò che abbiamo testato. Questa fase, contrariamente a ciò che può sembrare, è molto delicata e va attenzionata con cura. Tutto il personale deve essere correttamente formato ed è opportuno programmare delle verifiche relative alla corretta applicazione della soluzione.
Completata l’implementazione su larga scala, questa modifica diventa lo standard operativo. Il livello di qualità raggiunto non deve essere abbassato con scelte che portano a risultati inferiori. Se funziona, non sono ammessi passi indietro ma in avanti.
Il nostro obiettivo è il miglioramento continuo. Per cui, procediamo sulla strada individuata fino al prossimo ciclo di PDCA, che appunto partirà da ciò che abbiamo reso standard.
Problem solving con il ciclo di Deming: pro e contro.
Il metodo PDCA ha un valore indiscusso. Basandoci su dati significativi e rappresentativi, procediamo con ipotesi e test per verificarle. Implementiamo la soluzione solo dopo averne verificato il relativo impatto. Anche in questo caso, verifiche fatte su dati e misurazione di KPI.
Tutto il ciclo richiede tempo e rigore per essere eseguito, per cui non è adatto quando occorre trovare soluzioni a problemi urgenti, né può essere applicato in situazioni di emergenza.
“Without data, you’re just another person with an opinion”
William Edwards Deming